We weten natuurlijk al enige tijd, dat alles onderhevig is aan het continue proces van verandering. En zonder hier nu een erg zweverig pleidooi te houden voor de herkomst en schoonheid van dit fenomeen, zou ik liever de focus willen leggen op de kansen die dit proces ons biedt. Immers, als we ervan uitgaan dat ontwikkelen, en dus verandering tot de dagelijkse praktijk behoort, moeten we er dus voor zorgen dat onze werkomgeving op geleidelijke wijze mee kan transformeren. Hoewel dit logisch klinkt, is dit in de praktijk nog niet altijd even eenvoudig…
Laten we dit nu eens proberen te vertalen naar een IT afdeling bij een MKB orderneming. Laten we aannamen dat deze onderneming binnen de maak-industrie nog een, laten we zeggen klassieke beheerorganisatie heeft verdeeld in twee pijlers; infrastructuur beheert de hardware, netwerk en werkplekken en functioneel beheer beheert het ERP pakket. Dit alles nog opgezet vanuit de goede en typisch Nederlandse kernwaarden zoals veiligheid, stabiliteit en beschikbaarheid. Voor mij zijn deze kernwaarden, zij het met mate, vooral van toepassing op de infra-kant. De ervaring leert echter dat deze insteek ook voor functioneel beheerder geldt. Hoe kunnen we dit nu in overeenstemming brengen met de theorie van continue verandering?
Waar de operationele organisatie in staat moet zijn om zich razend snel aan te kunnen passen aan veranderende omstandigheden in de markt, heeft de beheer organisatie juist tot doel de rust te bewaren en niet mee te gaan in de waan van de dag. Dit heeft natuurlijk niets te maken met onwelwillendheid, maar meer dat dit gedrag zit opgesloten in de beheerfunctie. Hier moeten we dus iets mee, hier is ruimte voor verbetering. Maar hoe? Zulke schijnbaar conflicterende belangen. Of toch niet? De oplossing ligt, onder andere, in de manier zoals er wordt gedacht over functioneel beheer.
Laten we een voorbeeld bekijken. We hadden al gesteld dat onze voorbeeldorganisatie zich beweegt in de maak-industrie. Laten we ons voorstellen dat er een nieuw product is ontwikkeld vanwege verschuivingen in de markt, wat nu geproduceerd moet gaan worden. En zonder nu al te ver in details te treden, is het niet moeilijk voor te stellen dat dit nogal wat gevolgen heeft voor de productieafdeling. Gietmallen moeten worden aangepast om de nieuwe onderdelen te kunnen gieten, de productielijn wordt anders ingericht, er worden zwaardere lasapparaten geïnstalleerd en wordt de spuitrobot opnieuw geprogrammeerd. Dit wordt natuurlijk allemaal geregeld; er kan immers geen nieuw product worden gemaakt als deze aanpassingen niet worden gedaan. Logisch, toch?
Hoe logisch dit voorbeeld ook lijkt, het gaat er wel anders aan toe in de productieomgeving van de afdelingen boekhouding, service, kwaliteit en verkoop. Zij hebben namelijk ook een productielijn; het ERP systeem. En dit is nog steeds onderhevig aan trage wijzigingstrajecten en een standaard ‘kan niet’ vanuit functioneel beheer. Op deze manier bekeken is dat een stuk minder logisch, lijkt mij. Om de één of andere reden wordt het ERP systeem kennelijk niet gezien als productiemiddel, terwijl het dat wel degelijk is voor een groot gedeelte van de organisatie. De oplossing voor dit probleem zou dus kunnen zitten in een andere manier van benaderen van functioneel beheer.
Dit gezegd hebbende moet ook wel worden aangemerkt, dat de operationele organisatie ook gedeeltelijk debet is aan de houding van de gemiddelde beheerorganisatie. De afstand tussen business en ICT is groot. Er lijkt soms geen enkele nuance te zitten in de vragen en eisen van de business, en is er niet voldoende ICT kennis aanwezig om het operationele probleem beter te kwantificeren en duidelijk te maken. Soms lijkt men zelfs totaal langs elkaar heen te praten; de één in het Russisch, de ander in het Kantonees. Hier ligt dus een gezamenlijke taak, voor business en ICT. Een nieuw business model, waarin functionele ICT als onderdeel wordt gezien van de operationele organisatie. Een nieuw perspectief, een stabiele structuur en een verbeterd alignement van business en ICT.
Gelukkig is er een tendens waar te nemen dat steeds meer organisaties investeren in een nieuwe tussenlaag van functioneel analisten, business consultants en project managers, die business en ICT met elkaar zou moeten kunnen verbinden. Naar mijn overtuiging zal dit dienen als tussenoplossing. Al zal de transitie van ‘zij en jullie’ naar ‘wij en ons’ nog behoorlijk wat voeten in aarde hebben, het lijkt de enige manier om het continue proces van verandering het hoofd te bieden.
Alles staat of valt met structuur en perspectief.
Welkom in onze wereld…